Concentration ou Deep working ?

Thème : Progression personnelle

Titre : Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted WorldDeep work : retrouvez la concentration dans un monde de distraction

Auteur : Cal Newport

Date de parution : 2016

Nombre de pages : 263 pages

Temps de lecture : Environ 10h

L’idée en moins de 100 mots : Deep Work-er c’est exploiter le maximum de ses capacités de concentration et de réflexion pour une productivité décuplée. Cela passe par un apprentissage, mais cela en vaut la peine : dans un monde de perturbations permanentes, celui qui saura mobiliser toutes ses capacités cognitives pour produire se créera un levier essentiel pour faire la différence.

3 meilleures citations :

« Le Deep Working est si important que nous pourrions le considérer comme le super pouvoir du 21ème siècle. »

« Pour les décisions qui impliquent de larges quantités d’informations et de multiples contraintes floues, votre esprit inconscient est tout à fait adapté pour prendre le problème à bras le corps. »

« Si chaque moment d’ennui dans votre vie est soulagé par un check rapide de votre smartphone, alors votre cerveau a certainement été recâblé à un point où il n’est pas prêt pour le Deep Working. »

3 actions retenues :

  • Programmer chaque minute de notre journée : alors bien évidemment dit comme cela, ça peut faire peur. L’idée est lorsque l’on veut être pleinement efficace et concentré pour avancer sur des tâches complexes, d’anticiper en début de journée en programmant par demi-heures son organisation. Pour rester proche de nos objectifs et ne pas se disperser.

 

  • Le Deep Working cela s’apprend :  avant de pouvoir se concentrer des heures durant en pleine efficacité, cela demande de l’entraînement. A nous de trouver les bons exercices pour s’améliorer et les moments pour s’entraîner.

 

  • Terminer sa journée à 17h30 : pourquoi travailler durant des périodes où notre cerveau est moins efficace et sur des sujets qui peuvent certainement attendre le lendemain. Alors bien sûr cela n’est pas applicable à tous les métiers. Mais l’idée à retenir est de faire les principaux objectifs en début de journée si possible, au moment où nous sommes le plus efficaces. Et laisser à notre cerveau la capacité de se régénérer le soir, en ne sur-travaillant pas (du moins sur le plan horaire).

Synthèse :

Alors tout d’abord le Deep Working qu’est-ce que c’est ?

Parce que j’en parle depuis le début de cet article mais c’est certainement un peu flou pour vous. C’est le point de départ de cette synthèse.

L’auteur nous en donne une définition en début de livre : le Deep Working correspond à des activités professionnelles réalisées dans un état de concentration sans aucune distraction qui poussent nos capacités cognitives à leurs limites. Cet état crée une vraie valeur ajoutée, améliore nos capacités et est généralement difficile à mettre en œuvre de manière récurrente. C’est en quelques sortes le mode « Sherlock Holmes » qui nous permet de nous sublimer et de traiter en peu de temps une réflexion complexe.

Cela prend encore plus de sens lorsqu’on l’oppose au Shallow Working, soit le travail superficiel, défini ainsi : tâches plutôt instinctives, exigeant peu de réflexion, souvent réalisées en parallèle d’une distraction. Ces efforts ne tendent pas à apporter une nouvelle valeur ajoutée au quotidien, ni une nouvelle arme, et sont faciles à répliquer.

Regarder ses emails ou programmer une réunion font partie du Shallow Working. Déterminer la stratégie à venir pour l’année qui vient peut faire partie du Deep Working, si tant est que l’on en a les capacités.

Plus grossièrement la question à se poser pour savoir si l’on est plutôt sur une tâche avec une vraie complexité et donc plus-value à être réalisée est la suivante : combien de mois sont nécessaires à former un étudiant qui sort de son cursus fraîchement diplômé (dans le bon domaine) pour être capable de réaliser cette tâche ?

Par exemple combien de mois pour former un étudiant en architecture pour sortir un plan complet détaillé d’un futur immeuble à réaliser ?

Vous vous en doutiez : le quotidien de chacune regorge de Shallow Working. Nos employeurs nous payent donc pour des tâches sans réelle plus-value ? Cal Newport parle de 30% à 50% de notre quotidien dans cette catégorie-là. On s’amuse souvent à blaguer que rien qu’avec une boîte mail on pourrait occuper un temps plein dans une grande entreprise. Alors comment maximiser ses périodes de Deep Working, pour finir à 17h30 ?

Alors d’abord en prenant conscience que cela peut vraiment vous apporter : de nos jours, l’auteur nous expose que pour faire la différence au travail, il existe notamment 2 moyens :

O la capacité à maîtriser rapidement des choses complexes

O la capacité à produire à un niveau extrême, que ce soit en termes de qualité et de rapidité.

Le Deep Working permet de répondre à ces besoins. A nous de voir si nous avons envie de faire la différence au quotidien…

 

Petite explication scientifique

Le Deep Working est un comportement avéré scientifiquement : il correspond concrètement à une couche de myéline autour de certains neurones, ceux justement qui participent à cet état de concentration avancée.  Plus de myéline = transmission plus efficiente et moins énergivore. La myéline étant, très grossièrement, un tissu graisseux qui protège notamment les neurones. Et donc si cela nécessite un changement structurel dans notre organisme, cela requiert un entraînement également à réaliser des tâches complexes.

En sachant que l’on pourrait résumer la quantité de production de travail complexe ainsi :

Production = Temps passé x Intensité de concentration

il paraît très intéressant de se pencher sur ce sujet du Deep Working si l’on ne veut pas passer 2 fois plus de temps voire plus, le restant de sa vie, pour sortir le même résultat !

Un autre aspect positif qui pourrait nous motiver à s’y pencher de plus près est la satisfaction que l’on peut en retirer, directement : lorsque l’on travaille de cette façon, on amène plus de sens à ce que l’on fait et l’on se plait dans le fait d’être à 100% concentré sur ce que l’on fait.

C’est aussi l’exemple de l’auteur scientifique Winifred Gallagher, qui à travers une épreuve très marquante de sa vie : un cancer avancé, a bouleversé son centre d’attention. Plutôt que de s’éparpiller et d’être attentive à tout ce qui pouvait venir toucher son attention, elle a du dans un 1er temps être 100% concentrée sur sa guérison. Et finalement ce changement l’a certainement aidé dans son rétablissement, dans le sens où elle a gagné fortement en sérénité, en se focalisant, suite à cette épreuve, uniquement sur les choses essentielles, sur celles qui permettaient à sa vie d’avancer dans la direction qu’elle a choisie.

 

Le chemin de moindre résistance

Ce chemin là représente, avant de devenir un Deep Worker, toutes les sollicitations extérieures qui vous font sortir de votre concentration : il est beaucoup plus simple de regarder votre smartphone que de continuer cette tâche compliquée, il est beaucoup plus facile de checker ses emails que d’écouter le cours difficile que l’on nous expose,…

Avec de l’entraînement, le chemin de moindre résistance doit devenir votre facilité à réaliser cette tâche complexe, qui semblait initialement si énergivore et requérant toute votre attention. C’est ce qui va modifier vos neurones pour les rendre plus performants, pour cette tâche spécifique.

 

Les anti Deep Working

Certains éléments ou façons de penser sont des freins particulièrement efficaces pour le Deep Working, ce qui vous empêche de vous exprimer pleinement.

En voici 2 :

O l’open space, cet espace « génial » où l’entreprise est censée magnifier son productivisme. C’est l’exemple de Facebook qui a construit un open space de 3000 personnes ou de nombreuses entreprises qui pensent également que c’est un « super » moyen d’économiser de l’argent en supprimant les bureaux, en gagnant de l’espace et en étant dans la tendance. La mauvaise tendance apparemment ! Car l’open space tel qu’on l’observe en entreprise est une mauvaise traduction d’une idée censée favorisée le contact entre scientifique dans un centre de recherche au MIT (Massachusetts Institute of Technology). Mais pas en permanence ! Et pas applicable à tous les employés de bureaux ! Alors que la machine à café, lieu sacré de l’échange, apporte de l’interaction positive, l’open space, lui, détruit toute idée de Deep Working et nous cantonne à des tâches simples, sans plus-value, ou alors au burn out, faute d’avoir pu trouver suffisamment de calme et de concentration.

O l’anti-télétravail. Alors que la période de Covid-19 a permis à énormément de personnes de tester le télétravail et ses bénéfices, certains sont encore convaincus que les aspects négatifs sont trop forts pour s’y lancer. Tout dépend évidemment du contexte et des personnes concernées. Cependant une journée de télétravail par semaine apporte sa dose de calme pour éventuellement bénéficier de périodes de Deep Working. Mais des personnes comme Marissa Mayer, ex-PDG de Yahoo, ne l’entendent pas de cette oreille ! Cette dernière a mis fin au télétravail lors de son passage chez Yahoo, car les employés n’avaient pas assez consulté leurs emails, d’après les datas informatiques… Est-ce réellement une cause d’inefficacité au travail, de s’éloigner un peu de sa boîte mails ?

 

Alors concrètement que faut-il faire pour Deep Work-er ?

Ça y est on arrive enfin au concret, la méthode Deep Working, que propose vraiment Cal Newport pour nous faire avancer ? Quel est son « programme électoral » de la concentration ?

 

O La volonté n’est pas infinie

C’est la 1ère étape, le socle de ce qui est proposé ensuite : être bien conscients que la volonté est disponible en quantité limitée chaque jour, que nous allons pouvoir bien évidemment recharger, à travers le sommeil notamment. La volonté se dégrade au fur et à mesure de son utilisation dans une tâche. Alors notre capacité à réfuter tous les désirs qui se proposent à nous va également en diminution. Rien ne nous empêche cependant de faire progresser notre réserve de volonté !

 

O Une pause pour nos neurones

J’enchaîne sur ce sujet proche de la quantité de concentration disponible : notre cerveau a besoin de pauses. C’est pour cela que faire 2h de cours non stop en format Powerpoint n’a aucun sens, car « oui » les diapos seront visualisés, par contre on n’aura pas retenu grand-chose. On ne peut pas maintenir une session de Deep Working indéfiniment, il faut recharger notre énergie et donc celle de notre cerveau.

C’est également pour cela qu’il est déconseillé de réaliser certaines tâches importantes trop tard le soir, lorsque l’on a accumulé le travail et la concentration d’une journée. D’autant plus qu’un élément important entre en jeu : certaines décisions se prennent grâce au travail de notre inconscient, qui tourne en arrière-plan telle une tâche de fond sur votre ordinateur. Plus concrètement quand on dit la nuit porte conseil, c’est exactement cela : au réveil on a généralement les idées plus claires, le temps a fait son effet de ranger les idées et de mettre tout cela en perspective. Je trouve personnellement qu’une activité sportive peut aider : je pars souvent les idées en vrac lors d’un footing et reviens avec plus de certitudes.

C’est dans cette logique là que l’auteur propose de terminer nos journées à 17h30 : si vous avez déjà une journée derrière vous, tout ce qui reste à faire pourra certainement attendre le lendemain. D’autant plus que vous risqueriez de prendre de mauvaises décisions, de manquer d’efficacité. Bon personnellement j’ai du mal malgré tout à terminer à 17h30, cependant je tente tant bien que mal de ne pas garder des tâches complexes pour la fin de journée.

 

O Le Deep Working, c’est quand ?

Les phases de Deep Working doivent être bien calées dans notre agenda quotidien :

  • Soit en répétition, chaque jour, aux mêmes horaires, si cela convient
  • Soit au fil de l’eau, dès qu’un moment de libre se présente. Cela convient plus à des agendas fluctuants, remplis d’imprévus.
  • Ou alors de larges périodes, moins régulièrement. Comme l’exemple de l’auteur qui prévoit de larges périodes certains mois de l’année, lorsqu’il a moins de cours.

 

O Le Deep Working, c’est comment ?

  • Il est essential de définir un lieu précis pour ce Deep Working. Ce n’est pas n’importe où, n’importe comment. Si le lieu est préparé pour, c’est beaucoup plus efficace.
  • Il faut définir des règles de fonctionnement: couper internet, prévenir ses proches, pas de téléphone, rideaux tirés, votre éléphant de compagnie loin de vous,…
  • Un rituel peut vous aider à enclencher plus facilement cette période : un thé par exemple, une musique relaxante,…

Quelques exemples :

JK Rowling, auteur de la série Harry Potter que je ne présenterai pas, avait du mal à trouver les conditions nécessaires pour terminer de rédiger le dernier tome de la série en 2007 : sollicitations multiples, pression, environnement peu propice à la concentration. Bref ça n’avançait pas quoi.

Sa solution a été de réserver une chambre à l’hôtel Balmoral, un des plus luxueux d’Ecosse, à 1000 livres la nuit. Ca parait cher, c’est sûr, au 1er abord. Mais vues les retombées par la suite et le succès de ce dernier bouquin, je pense que l’on peut dire que l’effort financier en valait la peine. JK Rowling a trouvé les conditions de son Deep Working à travers le calme et la sérénité d’une chambre d’hôtel. Elle aurait probablement mis beaucoup plus de temps à terminer son livre sinon. Voire peut-être que le livre n’aurait pas eu la même verve…

Autre exemple : celui de Peter Shankman, auteur américain qui pour terminer également un livre décida de prendre un billet d’avion aller-retour pour le Japon à 4000 dollars. En effet c’était pour lui les meilleures conditions de Deep Working pour avancer sur le livre pour lequel il avait une date butoir pour rendre son manuscrit. Le jeu en valait la chandelle puisqu’aux dires de l’auteur il a largement récupéré sa mise.

 

O La méthode 4DX

Pour mettre en place le Deep Working de manière efficiente, la méthode 4DX développée par Clayton Christensen est particulièrement adaptée. 4DX ou également 4 Disciplines d’Exécution qui propose une méthode pour réaliser et réussir des projets complexes et stratégiques d’entreprise. On va voir comment cela est adaptable pour le Deep Working.

  1. Focus : on va tout d’abord se concentrer sur ce qui ressort comme prioritaire. Dans notre cas, on fera la tri entre ce que nous voulons vraiment accomplir : réaliser un travail particulier, et le reste : influences parasites, interruptions, sollicitations sans réelle plus value,…
  2. Agir : on va concentrer notre action sur les causes racines qui pourraient améliorer notre capacité de Deep Working et notre temps passé dans cet état. Pour cela, à nous de distinguer quel est le bon indicateur reflétant cette performance en Deep Working (temps passé à Deep Work-er ?) et à nous de distinguer les bons leviers pour faire progresser cet indicateur : revoir notre organisation, prévenir notre entourage, adapter le lieu de Deep Working,…
  3. Mesurer : on passe à la phase intéressante : la mise en application et donc la mesure des progrès. A nous de bien noter ce que l’on constate. C’est donc factuel, rationnel. Seuls les chiffres comptent et on pourra ainsi juger de nos progrès et savoir quels leviers sont plus utiles pour avancer.
  4. Prise de recul : c’est la suite logique de l’étape de mesure : quels leviers privilégier ? quel bilan tirer de l’évolution de l’indicateur de progrès ? Sommes-nous arrivés au niveau souhaité ? Dans ce cas comment le maintenir tout en améliorant notre efficacité / rendement ?

Pour illustrer cette méthode 4DX, une des variables que l’on peut mesurer est son degré d’addiction à internet. Ou également le temps passé à consulter son smartphone.

 

O Fini l’internet ?

Pour améliorer notre désintoxication, les méthodes proposées sont les suivantes :

O mesurer les durées entre chaque consultation : nous devons être capables de Deep Work-er pendant des durées assez longues, sans check régulier qui font retomber cet état de concentration. Pour cela il est essentiel de se mettre d’accord avec soi-même : combien de minutes entre chaque vérification de ses e-mails s’accorde-t-on ? L’objectif ici n’est pas de réduire le temps total d’utilisation d’internet (quoique…) mais surtout de limiter le nombre d’interruptions en phase de Deep Working. A nous de nous fixer des objectifs raisonnables et atteignables (SMART) et de les faire progresser.

O dans l’objectif de s’entrainer à résister à la tentation d’internet, il faut s’octroyer des périodes de temps assez longues dans chaque journée SANS internet. Cela pour le bonheur de notre cerveau qui pourra respirer et laisser nos idées s’épanouir plus librement.

O enfin l’étape ultime consiste à délimiter des plages d’utilisation d’internet dans son agenda pro et perso. Pour garder le reste du temps une possibilité de Deep Working.

 

O Tout programmer

Une méthode qui porte vraiment ses fruits dans les mêmes logiques que vues juste précédemment est celle de la programmation de ses journées à la demi-heure près. Technique que j’ai également retrouvée dans le livre de Gary Keller.

L’idée est de construire notre plan quotidien, avant chaque journée, pour ne rien oublier et pour optimiser notre efficacité de travail, en s’éloignant notamment des perturbateurs permanents (internet, réseaux sociaux,…). Pour cela, il faudra avoir sa feuille d’objectif (tableau excel par exemple) pas loin en permanence, lister chaque jour ou la veille les tâches à réaliser et planifier votre quotidien par tranches de 30 minutes.

Par exemple : à 9h30 on se lance sur le dossier XXX jusqu’à 10h, puis on répond à ses emails de 10h à 10h30,… Ce qui signifie que lorsqu’une tâche est en cours, on ne vient pas si possible en réaliser une autre en parallèle. On gardera des plages horaires vides pour encaisser les surplus de durée associés à un imprévu ou une mauvaise estimation du temps.

Cette méthode peut être complétée par un listing des tâches principales pour la semaine à venir. On peut ainsi faire le point en cours de route et en fin de semaine pour connaître notre niveau d’avancement. Essayez et n’hésitez pas à me partager vos idées d’optimisation !

 

O Soyez injoignables !

Lorsque l’on est en contact avec du public, des clients,.., on peut être tenté de laisser ses coordonnées pour faciliter le contact et régler les problèmes rapidement. Sauf que bien des problèmes peuvent se régler tous seuls, bien des questions ont déjà leur réponse. C’est d’ailleurs pour cela que l’on trouve des Foires aux questions (FAQ) sur de nombreux sites internet. Alors vous aussi soyez « injoignables » pour favoriser les phases de Deep Working : pas besoin de mettre ses coordonnées sur son site internet, ou alors précisez par une phrase qu’il ne faut pas s’attendre à une réponse, que la demande doit être très bien définie,…

 

Le mot de la fin : Bien sûr le chantier est grand, avant d’arriver à Deep Worker 2h chaque jour et décupler notre productivité. Cela passe cependant par des efforts quotidiens, c’est un travail d’endurance, qui nous permettra d’apprécier pleinement ces phases où notre cerveau est pleinement disponible pour une tâche complexe et qui nous permettra d’être lucides sur les moments propices pour y arriver. Je reste convaincu que les capacités de progrès sont énormes pour chacun de nous, quand on dit que l’on exploite qu’une faible capacité de notre cerveau, nous sommes parfaitement là dedans sur ce sujet !

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