Efficacité et sérénité : la méthode Getting Things Done

Thème : Productivité & Efficience

Titre : S’organiser pour réussir – Titre original : Getting Things Done

Auteur : Consultant américain né en 1945, David Allen nous livre son expérience de plus de 30 ans dans le conseil et le coaching d’entreprises comme Oracle ou Microsoft ou d’organisations comme la Banque Mondiale ou le Ministère de la Justice des Etats-Unis. Son succès n’est aujourd’hui plus à démontrer. Il a été classé dans le Top 100 des leaders intellectuels par Leadership Magazine et son livre Getting Things Done a été un immense succès, traduit dans 28 langues. La méthode Getting Things Done® est même devenue en 2005 une marque déposée, qui se veut la garantie d’une productivité optimale et sans-stress, grâce notamment à une performance et une sérénité accrues. On peut d’ailleurs la tester et faire appel aux services de David Allen, plus d’infos sur son site : http://www.davidco.com. Lire Getting Things Done apporte cependant un lot consistant de conseils et de propositions qui occupent déjà un bon moment si l’on veut s’engager dans la voie ouverte par son auteur !

Date de parution : paru pour la 1^ère fois en 2001, le livre a subi quelques mises à jour, en particuliers quelques notes de l’auteur. Le nombre d’impressions indiqué en début d’ouvrage – 23 – nous fait clairement comprendre qu’un peu plus que quelques autres personnes ont eu ce bouquin entre les mains !

Nombre de pages : 259 pages

Temps de lecture : 10 heures

L’idée en moins de 60 mots : Rendre son quotidien moins stressant et plus efficace est possible : en « vidant » notre cerveau de ses préoccupations redondantes pour les transformer en « prochaine action à réaliser ». Le rangement de nos pensées est essentiel ! Il faut les classifier en fonction des ressources matérielles/physiques/temporelles exigées et selon l’échelle du court-moyen-long terme. Prévenir plutôt que guérir !

3 meilleures citations :

« Pour sortir avec des amis ou faire une longue marche en ayant l’esprit totalement tranquille, vous devez savoir où sont vos moyens d’actions, quels sont ils, et qu’ils puissent rester en attente. Et vous devez être capable de faire cela en quelques secondes seulement, pas en quelques jours.  »

« Ce qui réside dans notre pouvoir de faire [les choses], tient dans notre capacité à ne pas faire [certaines autres choses]. » Aristote

« Votre tâche est de découvrir votre mission et de vous consacrer à celle-ci de tout votre cœur. » Bouddha

Notes :

Facilité de lecture : 8/10 – version anglaise ; grâce à pas mal de schémas et logigrammes, David Allen nous explique dans un style plutôt simple et concis sa méthode. Le livre se décompose en trois parties : une première qui détaille rapidement les axes de travail pour arriver à ce stade de productivité sans-stress, une deuxième qui apporte méthodes et exemples pour implémenter ces « belles » idées dans notre vie. Puis la troisième partie résume rapidement les grandes idées en évoquant tout le positif que cela peut apporter dans notre quotidien.

Dans la tendance actuelle : 8/10 – bien que le livre ait aujourd’hui une dizaine d’années, il n’en est pas moins d’actualité : de mon point de vue, les agendas trop petits et les rythmes de vie surchargés sont toujours une réalité pour pas mal de personnes ! Peu d’éléments sont d’ailleurs attachés à l’époque d’écriture, seuls peut-être les moyens technologiques de planification quotidienne sont à mettre à jour – le Palm n’étant aujourd’hui plus tellement utilisé…

Pertinence / Originalité des idées développées : 7,5/10 – bien entendu la méthode a fait ses preuves et est solidement ficelée. Cependant on y retrouve des idées améliorées de gestion de ses tâches, de planification, d’organisation que l’on peut comparer à la méthode des 5S par exemple. David Allen apporte cependant sa touche personnelle et son expérience forte dans ce domaine, avec régulièrement des astuces pratiques à tester.

Applicabilité des conseils : 7,5/10 – la méthode Getting Things Done est un peu laborieuse à mettre en œuvre – l’auteur parle d’une quinzaine d’heures à prendre sur son emploi du temps. Cependant elle semble porter ses fruits assez rapidement. De plus les nombreux conseils pratiques du consultant – pédagogue qu’est David Allen font mouche et à chacun de trouver son bonheur pour améliorer son quotidien !

Note globale : 7,8/10

3 actions retenues :

• Ce n’est pas le cas de tout le monde, mais pas mal de personnes se créent déjà des listes de choses à faire, à acheter,… Ce qui manque souvent, c’est une liste d’actions/de projets à moyen-long terme. En effet on évoque souvent vaguement des projets, des idées de voyage et puis cela s’efface (ou reste caché dans un coin de notre esprit). Transcrire ces idées sur papier (ou tout autre format écrit) permet de progresser amplement plus vite sur ces projets éloignés ! En faisant régulièrement le point sur une telle liste et en rajoutant également les idées nouvelles, on se projettera plus facilement vers l’avenir, cela deviendra concret plus rapidement.
• Avec la routine quotidienne, le fameux « métro-boulot-dodo », on fait des tas de choses machinalement dans notre vie. Alors j’ai envie de calmer un peu le jeu et de poser la question : « Pourquoi ? ». En se posant cette question dans n’importe quelle situation on en vient rapidement à revoir notre position sur certaines choses ou au contraire nous investir plus encore dans d’autres, selon nos objectifs de vie. Essayons de nous poser fréquemment cette question et c’est notre raison qui sortira vainqueur, en nous orientant dans la bonne direction, vers les choix les meilleurs pour nous.
• Bien souvent on laisse trainer une tâche qui semble complexe parce que l’on n’a pas clairement défini notre rôle à jouer. En clarifiant la 1^ère action à réaliser pour avancer, on a déjà fait un grand pas vers la finalisation de cette tâche. Comme le dit Mark Twain, « Le secret pour aller de l’avant, c’est de démarrer ». Alors transformons nos pensées floues de projets en actions concrètes et réalisables !

Synthèse : A 1^ère vue la méthode proposée par David Allen semble évidente, tant bien que l’on a du mal à cerner la plus-value apportée par ce livre au départ. En réalité c’est le fruit de nombreuses années de coaching que l’on découvre en s’enfonçant dans les pages qui suivent, avec de nombreuses méthodes « payantes » et des conseils à sélectionner pour trouver SON système de fonctionnement et d’organisation pour réussir et gagner en sérénité.

Le principe

Le principe de Getting Things Done réside dans le logigramme suivant, que l’auteur nous détaille longuement, avec des exemples pour expliciter chacun des blocs fonctionnels.

L’idée que je garderai à l’esprit est la suivante : il faut avant tout prendre une décision – la bonne si possible – quand les choses se présentent plutôt que quand elles deviennent une urgence et qu’elles commencent à sentir le roussi. J’approuve le fait que l’on obtient généralement un excellent niveau de productivité lorsque l’on travaille avec des délais réduits, cependant mieux vaut avoir une idée en tête de la tournure/de l’orientation que l’on veut donner aux choses.

Choisir avant d’agir…

Pour déterminer cette fameuse « action à venir » qui doit être le point de départ de tout projet en cours, l’auteur nous propose notamment les critères de choix suivants :

• Le contexte (matériel nécessaire/disponible, contraintes,…)
• Le temps disponible
• L’énergie disponible
• Les priorités

Ainsi on gardera les appels téléphoniques rapides et n’exigeant pas un état de forme olympique pour les moments d’attente ou les fins de journée, lorsque l’on a son téléphone à disposition mais pas beaucoup plus. Par contre pour une tâche complexe qui demande concentration et ressources matérielles, on tentera plutôt de la programmer en début de journée, lorsque l’on est encore frais – pas un lendemain de fête… J – et que l’on dispose d’un ordinateur ou de tout autre matériel indispensable.

La planification

Autre idée forte de ce livre : la méthode pour bien planifier. Elle se décompose en 5 grandes étapes :

• La définition et les principes du projet et des objectifs à atteindre
• La phase de visionnage et d’imagination du rendu final optimal
• Le brainstorming permettant de faire naître un maximum d’idées pour les exploiter ensuite, plutôt que d’exploiter avant d’avoir les idées…
• Le rangement/séquencement de ces multiples idées selon des priorités et une chronologie, ou encore des domaines de responsabilités
• L’identification des actions à mener, les responsables et les échéances.

Evidemment à chacun de prendre ce qui l’intéresse et surtout ce qui lui correspond le plus, car trop de rigueur nuit à la créativité et à la sérénité recherchée. Cependant l’ « épine dorsale » est dessinée par David Allen et reste consultable à souhait. L’intégration d’une étape de brainstorming est très intéressante et compense largement la rigueur de la planification en ouvrant en grand la porte à la créativité. En effet une fois les décors plantés et les objectifs fixés, on a souvent tendance à emmener son projet directement vers la planification des tâches !

Pour terminer, l’auteur nous donne une opportunité : celle de transformer les plaintes et les « victimes » en moteur de projets et en actions à réaliser, celle de transformer la passivité et la vision négative en concentration et en « bonne » direction. Pour cela il est essentiel de s’efforcer à se poser la question « pourquoi nous faisons cela ?» de manière régulière et analyser ainsi nos actions pour les trier et mettre en priorité celles à forte plus-value, celles qui nous rapprochent de nos idéaux. En parallèle il sera judicieux de récolter TOUTES nos « boucles ouvertes » ou projets en cours, idées qui nous traversent l’esprit,… pour les transformer en action à mener et pour démarrer la suite ! Comme le dit Horace : « Gouvernez votre esprit ou c’est lui qui vous gouvernera ».

Conclusion : Getting Things Done est une méthode en soi, à mettre en application tout en lisant le livre ou à conserver pour plus tard. Il se lit assez vite et reste très clair dans ses explications. Bien qu’il préconise une forte dose de « cadrage » de son quotidien, David Allen nous conseille fortement de choisir la dose d’organisation qui nous convient, le plus étant le mieux ! C’est un enrichissement de plus dans ce Personal MBA, dans le sens où ce livre ouvre l’esprit sur UNE vision des choses qui peut s’appliquer à notre vie dans son intégralité, mais qui peut diverger d’autres points de vue. A comparer donc avec les prochains ouvrages de méthodologie !